Guida all'uso

Come registrare una prenotazione

Dalla creazione della prenotazione all'acquisizione dei documenti degli ospiti: tutto in pochi clic. Scopri anche come usare la fotocamera del tuo tablet o smartphone per scansionare i documenti di identità in tempo reale durante il check-in — senza dover ricopiare nessun dato a mano.

4 giugno 2026·5 min di lettura

Creare una nuova prenotazione

Per registrare una prenotazione ricevuta telefonicamente, via email o in modo diretto, segui questi passaggi:

Dal menu principale, clicca su Prenotazioni → Nuova prenotazione oppure clicca direttamente su una cella del calendario nella data desiderata.

Seleziona la struttura e l'alloggio (o la camera) interessati. Il sistema verificherà in tempo reale la disponibilità, tenendo conto anche dei blocchi sincronizzati dai canali esterni via iCal.

Inserisci le date di arrivo e partenza. Se le date sono già occupate, GlancePMS ti avviserà immediatamente evitando conflitti.

Compila i dati dell'ospite principale: nome, cognome, indirizzo email e numero di telefono.

Indica il numero di ospiti e, se configurati nella struttura, eventuali servizi aggiuntivi (colazione, parcheggio, late check-out…).

Scegli la sorgente della prenotazione (diretta, telefonica, portale specifico…) per tenere traccia dei tuoi canali di vendita nelle statistiche.

Clicca su Salva per confermare.

La prenotazione apparirà immediatamente nel calendario. Se la sincronizzazione iCal è attiva, quelle date verranno bloccate automaticamente anche sui portali collegati entro il prossimo aggiornamento del feed.

Form nuova prenotazione in GlancePMS — Il form di nuova prenotazione: camera, date, canale/sorgente e dati dell'ospite principale.

Aggiungere gli ospiti e caricare i documenti

Una volta salvata la prenotazione, puoi aggiungere tutti gli ospiti del gruppo e caricare i loro documenti di identità. Questo passaggio è obbligatorio per generare correttamente il file di esportazione per Alloggiati Web.

Caricamento manuale

Per ogni ospite, compila i campi anagrafici (nome, cognome, data di nascita, documento di identità) e carica una foto o scansione del documento selezionando il file dal tuo dispositivo.

Scansione con la fotocamera — il modo più veloce

Se stai operando da tablet, smartphone o computer con webcam, puoi saltare completamente la compilazione manuale. GlancePMS ti permette di inquadrare il documento con la fotocamera direttamente dall'app: il sistema acquisisce l'immagine e pre-compila i campi anagrafici in automatico.

Nella scheda dell'ospite, clicca sul pulsante Scansiona documento.

Posiziona il documento di identità (carta d'identità, passaporto o patente) ben illuminato davanti alla fotocamera e inquadralo all'interno del riquadro guida.

GlancePMS acquisisce l'immagine e — dove i dati sono leggibili — compila automaticamente i campi anagrafici tramite OCR.

Controlla i dati pre-compilati, correggili se necessario, e clicca Salva.

Form ospite con pulsante Scansiona ID in GlancePMS — Il pulsante 'SCANSIONA ID' nel form ospite: un clic apre la fotocamera e compila i campi automaticamente.

Questa funzione è particolarmente utile durante il check-in fisico al banco: invece di ricopiare i dati di ogni ospite, bastano pochi secondi per documento. L'immagine viene salvata in modo sicuro nella prenotazione ed è sempre accessibile per generare la comunicazione ad Alloggiati Web.

Gestire lo stato della prenotazione

Tieni sempre aggiornato lo stato della prenotazione per avere un quadro preciso delle presenze in struttura e generare report accurati.

Stato	Quando usarlo
Confermata	Prenotazione ricevuta e confermata
Check-in effettuato	L'ospite è arrivato ed è in struttura
Check-out effettuato	L'ospite ha lasciato la struttura
Cancellata	La prenotazione è stata annullata

Esportare i dati per Alloggiati Web

Una volta completata la scheda di tutti gli ospiti, puoi generare il file per la Polizia di Stato in un solo click. GlancePMS produce il file .txt nel formato a larghezza fissa richiesto dal portale AlloggiatiWeb, pronto per il caricamento diretto.

Schermata Compliance e Alloggiati Web in GlancePMS — La schermata Compliance & ISTAT: seleziona la data e clicca 'Esporta TXT' per generare il file per la Polizia di Stato.

Dalla prenotazione, vai alla scheda Ospiti e verifica che tutti i campi obbligatori siano compilati.
Clicca su Compliance nella barra in alto.
Seleziona la data e clicca Esporta TXT per scaricare il file da caricare sul portale AlloggiatiWeb.

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